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소프트웨어 폐기

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기업 불용 소프트웨어, 막대한 관리 비용 문제…체계적 폐기 절차 필요

● 고비용·보안 취약점으로 이어지는 방치된 소프트웨어
● 기업 IT 자산관리 강화로 비용 절감 및 보안 리스크 최소화 요구

기업 내 불용 소프트웨어 폐기가 중요한 문제로 떠오르고 있다. 유지·관리 대상에서 제외된 소프트웨어가 지속적으로 방치되면서 불필요한 관리 비용이 발생하고, 보안 리스크를 높여 전체 시스템 안전성을 위협하고 있기 때문이다.

 

최근 조사에 따르면 중대형 기업들의 약 30% 이상이 불용 소프트웨어를 폐기하지 않고 방치해 기업 자산의 효율적 관리를 저해하고 있는 것으로 나타났다.

국내외 주요 기업들은 매년 수억 원에서 수십억 원을 IT 자산관리 비용으로 지출한다. 그러나 필요한 소프트웨어 외에도 과거에 사용했던 프로그램, 활용도가 낮은 애플리케이션 등이 방치돼 이들 역시 관리 비용에 포함되고 있다.

 

또한, 불용 소프트웨어는 사용자가 줄어든 만큼 보안 패치가 제때 이뤄지지 않는 경우가 많아 보안 취약점이 발생할 가능성이 높아진다. 한 보안 업계 관계자는 "폐기하지 않고 남겨둔 소프트웨어는 해커의 공격 대상이 되기 쉽다.

 

구형 프로그램의 보안 취약점은 최신 프로그램보다 공략이 용이하기 때문"이라고 말했다.

이로 인해 불용 소프트웨어를 효과적으로 정리하고 관리하는 체계적 절차의 필요성이 더욱 커지고 있다. 보안전문가들은 폐기 절차를 강화하기 위해 정기적으로 소프트웨어 목록을 점검하고 사용 현황을 분석하는 것이 필수적이라고 조언한다. 불필요한 소프트웨어가 발견되면 이를 폐기하거나 안전하게 보관해야 비용 절감과 동시에 보안 리스크도 줄일 수 있다는 것이다. 특히, 이를 위해선 기업 자산관리에 대한 명확한 정책과 절차 수립이 중요하다.

기업들은 비용 절감을 목표로 IT 자산관리에 예산을 투입하지만, 비효율적 관리가 비용 절감 목표를 방해하고 있는실정이다. 한국 IT서비스진흥원의 발표에 따르면, 국내 기업들의 불용 소프트웨어 방치율이 약 35%에 달하며, 이를 관리하기 위해 기업들은 수천만 원에서 수억 원에 달하는 불필요한 비용을 지출하는 것으로 나타났다.

글로벌 IT 자산관리 솔루션 업체들은 이러한 문제 해결을 위해 다양한 폐기 관리 도구를 선보이고 있다. 이들 솔루션은 기업 내 소프트웨어 사용 현황을 자동으로 파악하고, 사용 빈도와 필요성에 따라 폐기 여부를 결정하는 절차를 지원한다. 또한, 관리자가 직접 사용 현황을 분석해 불필요한 자산을 선별하고 폐기하는 절차를 간편화하고 있다.

한편, 불용 소프트웨어 폐기 시 데이터 유출 문제도 큰 고민이다. 일부 기업들은 폐기 과정에서 보안 절차를 충분히 고려하지 않아 민감 데이터가 유출되는 사고가 발생하기도 한다. 따라서, 폐기 전 보안 검토 절차를 철저히 마련하고 사용하지 않는 소프트웨어의 데이터를 완전히 삭제하는 방식으로 데이터 유출을 방지해야 한다.

전문가들은 불용 소프트웨어 관리를 위해 △주기적 자산 점검 △폐기 및 보관 절차 수립 △관리 솔루션 도입 등의 방법을 제안한다.

 

특히, 연간 소프트웨어 자산 현황을 분석하는 감사를 통해 불필요한 프로그램을 정리하고 필요한 프로그램에만 예산을 투입할 수 있도록 하는 것이 중요하다. 또한, 소프트웨어 폐기 절차에서도 데이터 보안을 철저히 준수해 민감 정보를 보호하는 것이 필수적이다.

기업들은 이러한 불용 소프트웨어 폐기 절차를 도입함으로써 IT 자산의 효율성을 극대화하고 보안 리스크를 줄일 수 있을 것으로 기대된다. IT 자산관리가 그저 비용 절감에 그치는 것이 아니라 기업 정보 보안과 연결된 문제라는 인식을 가질 필요가 있다. IT 전문가들은 “불용 소프트웨어는 단순히 예산 문제뿐 아니라 기업 전체의 보안성을 저해하는 요인이 될 수 있다”며 폐기의 중요성을 거듭 강조하고 있다.

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마이크로소프트(Microsoft) 기업용 소프트웨어 폐기 절차 및 방법

 

마이크로소프트는 전 세계 수많은 기업에서 사용되는 주요 소프트웨어 제공업체로, 기업용 소프트웨어 제품군에는 Microsoft Office, Windows OS, SharePoint, Azure, Dynamics 365 등이 포함됩니다. 이러한 기업용 소프트웨어는 업무 효율을 극대화할 수 있지만, 일정 시간이 지나 라이선스가 만료되거나, 사용하지 않는 소프트웨어는 폐기해야 하는 상황이 발생합니다. 마이크로소프트 기업용 소프트웨어 폐기는 단순한 삭제가 아니라, 데이터 보안과 법적 문제를 고려한 철저한 절차가 필요합니다. 이 글에서는 마이크로소프트 기업용 소프트웨어 폐기의 주요 절차와 방법을 소개하고, 폐기 시 주의할 점을 설명하겠습니다.

 

 

마이크로소프트 소프트웨어 폐기의 필요성

마이크로소프트 소프트웨어 폐기는 다양한 이유로 필요할 수 있습니다. 먼저, 사용하지 않는 소프트웨어를 제거함으로써 IT 자산 관리를 효율적으로 할 수 있으며, 라이선스 비용을 절감할 수 있습니다. 또, 오래된 소프트웨어는 보안 취약점이 있을 수 있으므로, 최신 소프트웨어로 교체하지 않을 경우 폐기하는 것이 좋습니다. 마지막으로, 일부 마이크로소프트 소프트웨어는 데이터와 연동된 기능이 있어, 이를 폐기하지 않고 방치할 경우 데이터 유출의 위험이 발생할 수 있습니다.

폐기 전 준비 단계: 소프트웨어 목록 작성 및 평가

먼저, 기업 내에서 사용 중인 마이크로소프트 소프트웨어 목록을 작성하고, 각 소프트웨어의 사용 여부와 라이선스 상태를 평가해야 합니다. 이를 통해 어떤 소프트웨어가 계속 필요한지, 어떤 소프트웨어가 더 이상 필요하지 않은지 파악할 수 있습니다.

마이크로소프트 제품의 경우, Microsoft 365 관리 포털이나 Azure Active Directory를 통해 라이선스 상태를 쉽게 확인할 수 있습니다. 이 과정에서 사용 빈도가 낮거나 보안 패치가 더 이상 제공되지 않는 소프트웨어를 우선적으로 폐기 대상으로 선정할 수 있습니다.

 

데이터 백업 및 저장 설정 해제

마이크로소프트 소프트웨어 중 일부는 클라우드와 연동되어 데이터를 자동으로 저장하기 때문에, 폐기 전 반드시 필요한 데이터를 백업해야 합니다. 예를 들어, Microsoft OneDrive나 SharePoint Online과 같은 클라우드 서비스와 연동된 데이터를 백업하거나 이동하는 것이 중요합니다.

 

소프트웨어 폐기 과정에서 필요한 데이터를 백업하지 않으면 업무 중 중요한 데이터가 유실될 위험이 있으므로, 백업 절차는 소프트웨어 폐기의 필수 단계로 포함되어야 합니다.

 

라이선스 반납 및 관리

마이크로소프트의 기업용 소프트웨어는 대부분 라이선스 기반으로 사용됩니다. 폐기할 소프트웨어의 경우, 해당 라이선스를 반납하거나 해지해야 합니다. 특히 Microsoft Volume Licensing Service Center(VLSC)나 Microsoft 365 관리 센터에서 사용 중인 라이선스를 관리하고, 라이선스가 불필요할 경우 해지 절차를 밟는 것이 좋습니다.

또한, Microsoft는 사용하지 않는 라이선스를 다른 사용자에게 재할당할 수 있는 기능을 제공하기 때문에, 라이선스를 회수하여 필요한 부서나 팀에 다시 배포할 수도 있습니다. 이를 통해 라이선스 비용을 절감하고, 자원을 효율적으로 활용할 수 있습니다.

 

보안 설정 초기화 및 계정 삭제

마이크로소프트 소프트웨어는 사용자 계정과 권한을 기반으로 작동하는 경우가 많습니다. 예를 들어, Microsoft Teams, SharePoint, Dynamics 365 등은 사용자 권한을 통해 접근이 제어되므로, 소프트웨어를 폐기하기 전에 해당 소프트웨어에 대한 계정 권한을 초기화해야 합니다. 이를 통해 불필요한 접근을 차단하고, 민감한 정보가 외부로 유출되는 것을 방지할 수 있습니다.

또한, Azure Active Directory와 같은 계정 관리 시스템에서 사용자의 접근 권한을 회수하고, 불필요한 계정을 삭제하여 보안을 강화해야 합니다. 이는 소프트웨어 폐기 후 발생할 수 있는 잠재적인 보안 위험을 예방하는 데 중요한 역할을 합니다.

 

 

소프트웨어 완전 제거 및 잔여 데이터 삭제

마이크로소프트 소프트웨어는 기본적으로 Windows 운영체제의 제어판이나 설정에서 제거할 수 있습니다. 하지만 단순히 소프트웨어를 제거하는 것만으로는 모든 관련 파일과 레지스트리가 완전히 삭제되지 않을 수 있으므로 레지스트리 삭제 프로그램을 사용하는 것이 좋습니다.

또한, Azure DevOps나 Dynamics 365 같은 클라우드 기반 서비스는 웹 브라우저를 통해 사용되므로 단순히 앱을삭제하는 것으로는 모든 데이터를 삭제할 수 없습니다. 이런 경우, 클라우드 상의 데이터도 별도로 삭제하는 절차가 필요합니다. 특히 민감한 데이터가 포함된 경우에는 데이터 삭제 후 덮어쓰기 작업을 통해 데이터 복구가 어렵도록 하는 것이 좋습니다.

 

 

폐기 절차 기록 및 문서화

소프트웨어 폐기 절차를 완료한 후에는 해당 과정을 문서화하고 기록으로 남겨야 합니다. 특히, 마이크로소프트의기업용 소프트웨어는 라이선스와 계정 관리가 중요하므로, 언제, 어떤 소프트웨어를 폐기했는지, 해당 소프트웨어에 대한 라이선스와 데이터가 어떻게 처리되었는지 기록해 두어야 합니다.

 

이 기록은 추후 감사나 라이선스 관리 시 필요할 수 있으며, 보안 사고가 발생했을 경우 중요한 자료로 활용될 수 있습니다. 또한, 소프트웨어 자산 관리(SAM) 시스템을 통해 이러한 기록을 일관되게 관리하는 것도 좋은 방법입니다.

 

 

소프트웨어 폐기 후 보안 점검 및 관리

소프트웨어 폐기를 완료한 후에도, 보안 점검을 통해 모든 절차가 제대로 이루어졌는지 확인해야 합니다. 특히 마이크로소프트 소프트웨어는 사용자 계정과 연동되어 있어, 사용자가 소프트웨어를 폐기했더라도 잔여 데이터가 남아 있을 수 있습니다.

또한, 기업 내 보안 정책을 강화하여 불필요한 소프트웨어의 재설치를 방지하고, 필요한 경우 접근 권한을 제한하는것이 좋습니다. 이러한 점검은 주기적으로 이루어져야 하며, 소프트웨어가 완전히 폐기된 후에도 시스템에 남아 있는 관련 파일이나 데이터가 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

 

 

소프트웨어 폐기 절차의 자동화 및 도구 활용

마이크로소프트 소프트웨어의 폐기 절차를 효율적으로 관리하기 위해 자동화된 도구를 사용할 수 있습니다. 예를 들어, Microsoft Intune이나 System Center Configuration Manager(SCCM)를 사용하면, 소프트웨어의 설치 및 삭제, 패치 관리, 라이선스 관리를 보다 손쉽게 할 수 있습니다.

 

이러한 도구들은 대규모의 IT 환경에서 다양한 소프트웨어 자산을 체계적으로 관리할 수 있도록 도와주며, 라이선스가 만료되거나 보안 취약점이 발생한 소프트웨어를 자동으로 탐지하고 폐기할 수 있습니다.

마이크로소프트 기업용 소프트웨어 폐기는 단순한 소프트웨어 삭제가 아닌, 보안과 법적 문제를 고려한 철저한 절차가 필요합니다. 폐기 전 평가 단계에서부터 데이터 백업, 라이선스 반납, 보안 설정 초기화 등 각 단계별로 꼼꼼하게 처리해야 하며, 폐기 후에는 이를 문서화하고 정기적으로 보안 점검을 실시하여 모든 소프트웨어가 완전히 제거되었는지 확인해야 합니다.

이를 통해 기업은 IT 자산을 효율적으로 관리하고, 데이터 보안을 강화하며, 불필요한 라이선스 비용을 절감할 수 있습니다. 마이크로소프트 소프트웨어의 체계적인 폐기 절차는 기업의 안정성과 보안을 강화하는 데 중요한 역할을 하며, 주기적으로 이러한 절차를 점검하는 것이 바람직합니다.

 

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